Instauration d’un registre des bénéficiaires effectifs au Luxembourg

La loi du 13 janvier 2019 (la Loi) oblige toutes les sociétés inscrites au Registre de Commerce et des Sociétés à publier leurs bénéficiaires effectifs dans un registre accessible aux administrations et au public, et cela avant le 1er septembre 2019. Cette Loi est le reflet de la transposition des dispositions d’une directive (UE) 2015/849 du Parlement européen relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme. Elle vise à donner plus de transparence en ce qui concerne les réels bénéficiaires des sociétés. Tous les pays de l’Union européenne ont déjà ou doivent mettre en place un registre des bénéficiaires effectifs. Cet article résume les principales dispositions de la Loi sous forme de questions réponses.

1. Qui est un bénéficaire effectif ?

Sans vouloir être exhaustif, par « bénéficiaire effectif » au sens de la Loi est désignée toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle l’entité ou toute personne physique pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité réalisée. La notion de bénéficiaire effectif comprend au moins pour les sociétés :
  • (i) toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une entité juridique, du fait qu’elle possède directement ou indirectement un pourcentage suffisant d’actions ou de droits de vote ou d’une participation au capital dans cette entité, y compris par le biais d’actions au porteur ou d’un contrôle par d’autres moyens. Une participation dans l’actionnariat à hauteur de 25 pour cent des actions plus une ou une participation au capital de plus de 25 pour cent dans la société, détenue par une personne physique, est un signe de propriété directe. Une participation dans l’actionnariat à hauteur de 25 pour cent des actions plus une ou une participation au capital de plus de 25 pour cent dans l’entité, détenue par une société, qui est contrôlée par une ou plusieurs personnes physiques, ou par plusieurs sociétés, qui sont contrôlées par la ou les mêmes personnes physiques, est un signe de propriété indirecte ;
  • (ii) si, après avoir épuisé tous les moyens possibles et pour autant qu’il n’y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées au point i) n’est identifiée, ou s’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs, toute personne physique qui occupe la position de dirigeant principal.

2. Quelles entités sont concernées ?

Les obligations s’appliquent à toutes les entités inscrites au registre du commerce et des sociétés au Luxembourg. Sont visées notamment, les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés en commandite ainsi que les fonds d’investissement sous la forme d’un fonds commun de placement. Pour les sociétés cotées en bourse, il suffit de mentionner le nom du marché réglementé sur lequel les titres sont admis à la négociation.

3. Quelles sont les nouvelles obligations ?

Les représentants légaux (gérants, administrateurs,.. ) des entités concernées doivent:
(i) obtenir et conserver des informations sur les bénéficiaires effectifs de l’entité concernée, y compris :
  • a. leurs prénoms,
  • b. nom de famille,
  • c. nationalité(s),
  • d. date et lieu de naissance,
  • e. pays de résidence,
  • f. adresse,
  • g. numéro d’identification national (ou étranger pour les personnes non inscrites au Registre national des personnes physiques), ainsi que
  • h. la nature et l’étendue des intérêts réels détenus (ainsi que les documents justificatifs pertinents).
Ces informations doivent être exactes et à jour en tout temps.

(ii) déposer par voie électronique les informations susmentionnées ainsi que les pièces justificatives auprès des registres du commerce et des sociétés du Luxembourg (RCSL ou LBR), agissant en tant que gestionnaire du registre des bénéficiaires effectifs (le RBE). Outre ces étapes initiales, les représentants légaux (gérants, administrateurs,..) devront alors:
  • – mettre à jour le registre dans un délai d’un mois après avoir pris connaissance d’un événement susceptible de rendre ces informations inexactes ou obsolètes;
  • – sur simple demande, dans les trois jours, donner accès aux autorités nationales à toutes les informations énumérées ci-dessus concernant leur bénéficiaire effectif (notamment le procureur, les juges d’instruction, la cellule de renseignement financier, la Commission de surveillance du secteur financier (le régulateur du secteur financier), le Commissariat aux assurances ainsi que les autorités fiscales);
(iii) sur demande dûment justifiée, indiquer dans un délai de trois jours les prénoms, nom de famille, nationalités, date et lieu de naissance, pays de résidence de leurs ayants droit, ainsi que la nature et l’étendue des intérêts bénéficiaires qu’ils détiennent chacun à certains professionnels au sens de la loi (par exemple, établissements de crédit, avocats, notaires, etc.) dans le cadre de l’exécution de mesures de vigilance à l’égard de la clientèle; et

(iv) indiquer le lieu où les informations susmentionnées seront conservées pendant cinq ans après la radiation de l’entité concernée du registre du commerce et des sociétés au Luxembourg. Parallèlement, les bénéficiaires effectifs d’une entité concernée doivent eux-mêmes fournir toutes les informations nécessaires à leur sujet (telles qu’énumérées au point (iii) ci-dessus) à cette entité concernée. Les informations que les autorités nationales ou certains professionnels peuvent demander aux entités concernées leur sont également accessibles dans le RBE.

4. Qui peut accéder aux informations du registre ?

Dans l’exercice de leurs missions, les autorités nationales ont accès à toutes les informations précitées. Il en est de même pour les établissements de crédit, les établissements financiers ainsi que les huissiers et les notaires agissant en leur qualité d’officier public. La Loi prévoit aussi qu’à partir du 1er septembre 2019 toute personne peut demander à avoir accès aux informations suivantes, détenues par le RBE:
  • prénoms,
  • nom de famille,
  • nationalité(s),
  • date et lieu de naissance complets,
  • pays de résidence et
  • nature et étendue des intérêts détenus par les propriétaires d’une entité concernée.
Pour avoir accès à ces informations, aucun intérêt légitime ni autorisation préalable d’un organe compétent n’est requise. Les autorités nationales ont un accès illimité à toutes les informations énumérées au point 3.(i) ci-dessus pour leurs missions. L’accès à ces informations est gratuit via le site Web du LBR et la recherche peut être effectuée en saisissant les détails de l’entité concernée (par exemple, son nom ou son numéro d’immatriculation). Une recherche par nom de bénéficiaire effectif n’est pas possible pour le grand public. Dans des circonstances exceptionnelles, si le fait d’accorder l’accès exposait le bénéficiaire effectif à un risque disproportionné, de fraude, d’enlèvement, de chantage, de violence ou d’intimidation, ou s’il était mineur ou autrement incapable, une entité concernée ou un bénéficiaire effectif peut demander une dérogation aux termes de laquelle l’accès sera limité aux autorités nationales, aux établissements de crédit et financiers, aux notaires et aux huissiers de justice, aussi longtemps que les circonstances le justifieront et jusqu’à trois ans (dérogation pouvant être renouvelée sur demande dûment motivée).

5. Quelles sont les peines ?

La loi prévoit des amendes pénales allant de 1.250 à 1.250.000 euros aux entités concernées si celles-ci ne parviennent pas à obtenir, à conserver et à fournir, lorsque la loi l’impose, des informations sur les bénéficiaires effectifs ou, si elles ont volontairement fourni des informations inexactes, incomplètes ou obsolètes sur leurs bénéficiaires effectifs. Le fait pour un bénéficiaire effectif de ne pas fournir les informations nécessaires peut également entraîner une amende de 1.250 à 1.250.000 EUR.

6. Quand les nouvelles obligations entreront en vigueur ?

La Loi prévoit une période de transition de six mois après son entrée en vigueur au 1er mars 2019. Les entités concernées et leurs bénéficiaires effectifs doivent donc se conformer aux dispositions de la Loi avant le 1er septembre 2019.

7. En quoi pouvons-nous vous aider ?

Nous pouvons vous assister à vous conformer à la nouvelle Loi en effectuant pour votre compte toutes les démarches nécessaires au respect de la législation. Pour cela, vous pouvez nous mandater à enregistrer pour votre compte les bénéficiaires effectifs de votre société. Nous vous invitons à prendre contact avec nous.